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6 dicas para ter menos papel para organizar

Viva!

Antes de organizar o próximo espaço, quero voltar a um assunto que mencionei quando partilhei as dicas de organização no escritório. O papel. Porque, pelo menos aqui por casa, o papel reproduz-se, por vezes, com uma velocidade alucinante.

Cada vez tenho procurado usar menos papel. Costumo dizer que as árvores não têm culpa nenhuma, mas não é só isso.

Para além de termos alternativas mais ecológicas, o papel acaba por ocupar muito do nosso espaço em pastas, caixas, gavetas, secretárias ou mesas de cozinha. E é claro que precisamos de tempo para fazer triagem, arquivar e organizar.

Não é tão necessário assim! Existem várias medidas que podemos tomar para entrar menos papel na nossa casa.

Estas são apenas algumas dicas a considerar: medidas possíveis que lembro no momento e que num ou noutro momento são ou foram fonte de bagunça por aqui.

Revistas

Gostamos muito de revistas especializadas, mas já guardamos poucas. Presentemente compramos ou encontramos em formato digital.

O mesmo vale para os jornais, cuja assinatura digital acaba por ficar mais barata do que em papel.

As revistas antigas tenho vindo a digitalizar ao longo do tempo. Não digitalizo tudo, apenas aquilo que quero guardar para fazer mais tarde (geralmente revistas de artesanato). Há duas colecções que ainda não descartei porque são de duas revistas portuguesas que tiveram poucos números e acabaram por desaparecer, então são as únicas. Uma é a Foto e outra é a Psi actual.

As revistas sugavam imenso espaço, foi uma ideia fantástica, a de mudança!

Facturas e extractos bancários

Muitos bancos e empresas oferecem a opção de factura ou extracto electrónico, geralmente em formato pdf e que fica acessível online. Normalmente recebemos um email quando a factura ou extracto fica disponível para consulta. Poupa tempo de arquivo.

Para outro tipo de serviços que não ofereçam esta opção, pode subscrever (em Portugal) o serviço Via CTT e, gratuitamente, receber muito do correio em formato digital.

Correio

Mas para além do correio que não der para receber de forma digital, chega à caixa de correio um monte de papel cujo destino acaba por ser o lixo ou, idealmente, a reciclagem.

Podem ser pedidos autocolantes nos correios que dizem “Publicidade aqui, não”, embora não me pareça que seja o suficiente.

Como temos supermercados LIDL aqui na zona, recebemos sempre o jornal A Dica na caixa de correio, mas podemos pedir na loja (julgo que também um autocolante) para não o receber. Até porque é só ir ao site e subscrever a newsletter. Já com os catálogos de outras lojas não sei, mas talvez também existam alternativas.

Quanto às cartas mais antigas, que ficavam na gaveta e que acho piada guardar de divertidas que são, também as digitalizei.

Manuais

Todos os aparelhos e utensílios trazem manual e alguns até podem dar jeito guardar, mas acabam por ocupar espaço desnecessário, já que hoje em dia se encontram de todo o tipo na internet em formato pdf. É só procurar no site da marca, pelo modelo e guardar no disco rígido.

Documentos fiscais e outros que tais

Aqui em Portugal, documentos fiscais devem ser guardados por 10 anos para quem tem contabilidade organizada e 4 anos para quem não tem.

Como já sei do que a casa gasta (porque andei anos e anos a fazer prova de algo que custou para deixar de ser empurrado de uns para outros), antes de deitar fora os que saem deste intervalo, digitalizo-os.

Estes prazos são de Janeiro de 2012 e não são os indicados no documento que vou referir, mas para os restantes documentos, este documento de 2010 pode servir como referência.

Memórias

Sim, também contam.

Em tempos guardava bilhetes de cinema, entre outras recordações do género. Até ao momento em que deitei quase tudo fora. No entanto, digitalizei aqueles que, por sentimentalismo, não quis deitar fora. Não deixa de ser “tralha” a ocupar espaço no computador, em vez de espaço na secretária, mas é bastante preferível.

Mesmo que queira guardar mais do que apenas algumas memórias, crie de imediato pastas para manter os ficheiros minimamente organizados. Quando o fiz, comecei com algo como: compras, idas & saídas, trabalho, finanças, segurança social, correspondência, ideias, crafts, desenhos (tinha diversos dossiers…), soltas, carros e outros documentos.

Depois fui criando pastas dentro de pastas para se tornar mais fácil encontrar algo. Também procurei ter o cuidado de dar um nome significativo a cada ficheiro. Se dá trabalho? Algum. Mas compensa o tempo que ganhamos quando procuramos algo. Já para não dizer que é muito mais rápido procurar no computador do que numa divisão da casa e corremos um risco menor de nos envolver emocionalmente com as coisas que vamos encontrando pelo caminho.

Assim, podemos continuar a guardar aquelas recordações que achamos nos poderem servir para algo em algum dia do futuro.

Quando começar a ocupar demasiado espaço – porque as digitalizações podem ocupar bastante espaço – (ou quando estivermos para aí virados), podemos sempre voltar a percorrer os ficheiros em cada uma das pastas e voltar a tomar decisões. Mas abrindo mão de algum espaço digital , pode recuperar espaço físico valioso – não só porque o m2 tem um preço, mas porque a sua qualidade de vida também!

Impressão em PDF

Porque sempre encontramos algo interessante na net que queremos guardar ou precisamos de imprimir.

Pode poupar tinta, papel (árvores) e espaço, imprimindo em formato pdf (transversal a todos os sistemas operativos). Existem muitos programas gratuitos para imprimir em pdf.

Podemos enviar para o iPad (é o que faço com o pagamento do IUC porque o iPad anda sempre comigo e se me mandarem encostar numa operação stop, o comprovativo de pagamento viaja comigo), para o kindle ou para a cloud e abrir a partir de qualquer computador.

E pronto. São as minhas dicas. Pessoalmente, considero que vale bem a pena!

(Este é o dia #21 do Projecto 31 Dias de Organização em Casa. Pode ver a lista de todos os espaços já cobertos, até à data, neste link.)

Beijocas digitais,

8 Comments

  1. Ana Eugénio

    parabéns pela organização, querida 🙂 tenho acompanhado as tuas dicas, são bastante bem estruturadas e completas. boa semana, linda.. xxo

  2. Elizangela

    Ai Sofia!!
    Eu quero tanto ser organizada..bem que eu tento!!!Rsrs
    Mas, nunca vi juntar tanto papel como eu…minhas gavetas andam cheias..terei que colocar suas dicas em prática!!!
    Feliz semana!!!

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