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Organização no espaço virtual do escritório

Hoje é o dia #11 do Projecto 31 Dias de Organização em Casa e a sugestão é de limpeza e organização do espaço no nosso escritório virtual. Se não está a acompanhar este série de 31 dias (não seguidos), veja aqui a lista de todos os espaços que já foram aqui cobertos até então.

Para além da secretária, gavetas, prateleiras e todos os utilitários que podemos organizar no nosso escritório, existe um outro lugar onde costumamos acumular muita “tralha” e de uma forma que foge, muitas vezes, ao nosso controlo: o computador.

Para prevenir o gasto de espaço desnecessário, de tempos a tempos é necessário escolher, limpar e organizar. Não só libertamos espaço, como também podemos agilizar qualquer pesquisa posterior, poupando tempo.

Claro que a forma de organizar este espaço terá de passar pela forma como o usamos, mas parece-me uma boa ideia definirmos onde queremos guardar a informação em disco, criar pastas para os diversos assuntos (tão importantes quando as etiquetas nas caixas dos armários ou na despensa) e começar então a distribuir os ficheiros pelas respectivas pastas.

Os ficheiros

Exemplos (de entre os meus) poderão ser as pastas mais gerais: músicas, filmes, software, imagens, livros, psicologia, crafts, ideias, digitalizados… Enfim. Ou exemplos mais específicos como: revistas, tese, notas, templates… Dou poucos exemplos para estes níveis, pois só fazem sentido no seu enquadramento. O que lhe faz mais sentido a si? Que tipo de documentos/ficheiros costuma usar mais?

Apesar de muitas vezes me dizerem que sou muito organizada com os ficheiros, considero que ainda estão numa grande confusão porque antes de passarem para as pastas finais, passam por pastas intermédias e, por vezes, levam muito tempo até serem finalmente organizados. Claro que aqui me refiro mais a livros (sim, tenho mesmo muitos).

Os livros, tenho-os separados por temas e, em alguns casos, por autores, divididos por 2 grandes cestos virtuais: psicologia e outros. Os templates: blogger, facebook, powerpoint, logos, posters, brochuras, calendários, etiquetas… Por aí.

Quanto às fotografias, têm o seu próprio disco (são muitos Gb) e estão separadas por anos. Dentro do ano, estão separadas por temática/evento e com numeração antes do nome, para que fiquem por ordem. Torna-se muito mais fácil encontrar algo específico.

Se usar a galeria de imagens do Picasa, o programa permite colocar etiquetas nas imagens, assim como identificar caras, o que torna a pesquisa mais fácil. Mas quando já se tem gaziliões de fotos, o processo pode ser moroso e mesmo entediante.

Seja como for que decida organizar, é preciso que lhe faça sentido e que não se esqueça de fazer backup regularmente. Não o faço tão amiúde quanto gostaria (para prevenir eventualidades como algumas que já aconteceram no passado), mas vou fazendo o backup de tudo o que me é importante.

Hoje em dia, os discos externos oferecem cada vez mais espaço e vão sendo cada vez mais economicamente acessíveis, mas existem também alternativas gratuitas online. Bons exemplos são o Box, o Dropbox, o Abelhas, o Google Drive, a iCloud, o OneDrive. E tenho a certeza que conhece outros que não listo aqui.

Continuo ainda assim a pensar que será bom ter sempre um backup físico, pois (ainda por mais utilizando serviços gratuitos) nunca se sabe o que pode acontecer à empresa ou aos servidores que suportam a nossa nuvem e, no final da linha, àquilo que nos interessa: os nossos ficheiros.

Também prefiro ter os filmes em disco do que em dvd, pois ocupam muito menos espaço físico.

Sempre que possível, digitalizo os documentos que podem ser arquivados no computador em vez de ocuparem espaço em prateleira ou na secretária. Uso notas no computador, não só para poupar as minhas amigas árvores (o mais que posso), mas também porque preciso de ter as coisas à vista para me lembrar delas.

Antes, tinha sempre muitos papéis em cima da secretária, que aguardavam muito tempo para serem “tratados”, mas que não podiam ir para uma pasta ou gaveta ou seriam provavelmente esquecidos. Há já tempos largos que, para meu agrado, o cenário tem sido outro.

O email

Um grande gerador de bagunça e consumidor de bits e bytes é o cliente de email (para quem, como eu, utilize um). Gosto de usar o Outlook para me organizar e recebo lá o email de todas as minhas caixas de correio. Aqui é o caos total e este é um bom momento para fazer mais uma limpeza, pois já estou a acumular demasiadas mensagens sem resposta e por ler nas caixas de entrada.

A forma como o email pode ser organizado também varia de acordo com as necessidades de cada um. Um bom conselho, que leio muitas vezes mas que pareço não ser capaz de seguir, é criar 3 pastas para onde separar o email à medida que este vai entrando:

  • fazer/agir – para onde colocamos todas as mensagens sobre as quais precisamos de agir directa e pessoalmente de alguma forma (responder, pagar, marcar, etc);
  • reencaminhar – não necessariamente por email, mas são mensagens que pode dizer respeito (ou interessar) a outro habitante da casa;
  • ler – para aquelas mensagens mais longas ou que queremos ler com mais atenção.

Uma quarta pasta a utilizar (muito) é a lixeira, quando já agiu sobre a mensagem, reencaminhou ou leu… lixo com ela! E faz sentido que a minha escrita tenha saído da primeira pessoa, pois apesar de usar muito a lixeira do Outlook, há muuuuuuuuiiiito email que já deveria ter seguido caminho há muito e ainda anda aqui por uma ou outra pasta. Já deu para notar que esta não é a minha forma de organizar o email? Sugiro a que mais leio por aí porque me parece simples e eficaz.

No entanto, depois de muitos anos, mesmo com algumas perdas de email pelo caminho devido a perdas no computador (e nenhum backup), as pastas vão engordando e fica mais difícil usar esta estratégia. Para além de que, por algum motivo, as mensagens que coloco na pasta “a responder” tendem a ficar mais facilmente sem resposta. Parece-me algo idêntico a agarrar nas notas em cima da secretária e colocá-las na gaveta: esqueço mais facilmente. De forma que, por aqui, é um trabalho ainda em progresso.

Enquanto faço limpeza às caixas de entrada do meu email, aproveito ainda para sair de algumas mailing lists cujo conteúdo já não me interessa, assim como aproveito para cancelar o registo em alguns sites pelos quais recebo email. Para alguns basta clicar num link e rapidamente cancelar a subscrição de emails ou o registo do site, para outros basta enviar um email pedindo para deixar de os receber. É rápido e ajuda a reduzir o fluxo de emails que recebo diariamente.

Claro que podemos sempre criar filtros para enviar este email directamente para a lixeira, mas cancelar a subscrição parece-me uma solução mais permanente. Mas é claro que não cancelo as subscrições para receber email com as actualizações de dos blogs que acompanho. 😉

Por outro lado, para poupar no papel que é gasto, no espaço que ele ocupa e no tempo que levamos a organizá-lo, parece-me uma boa ideia pedir para que extractos do banco, facturação da luz ou outros que tais nos sejam enviados via digital em vez de pelos correios. Parece-me uma solução win-win.

O Facebook

Se tem perfil no Facebook e o usa, também aqui precisa de alguma organização. Se pensarmos bem em tudo o que ali partilhamos, vamos querer ter as definições mais adequadas sobre quem vê o quê e quem pode o quê.

Podemos definir quem nos pode enviar pedidos de amizade (todos ou amigos de amigos), assim como definir, no momento em que aceitamos um pedido de amizade, em que lista queremos colocar aquela pessoa e este é um passo muito importante. Pelo menos no passado, os amigos que não estavam em lista alguma podiam ver tudo o que publicávamos, mesmo que definido para apenas algumas listas. A partir daí, passei a ter o cuidado de os colocar SEMPRE em alguma lista.

Partilho muitas fotos no facebook, mas apenas as pessoas que coloco na lista família podem ver as fotos de família, assim como apenas alguns círculos de amigos podem ver fotos mais antigas (escola, grupinho do café, etc) e por aí adiante. Mas também tenho diversos álbuns públicos (especialmente os de inspiração).

Para alterar as permissões nos álbuns de fotos, basta entrar na vista dos álbuns e clicar no símbolo ao lado do total de fotografias em cada um deles.

Mas não são só as permissões que damos aos outros utilizadores que precisam de ser revistas, também aquilo que permitimos às aplicações.

No cabeçalho, clicamos na seta ao lado de “página inicial” e escolhemos “definições de privacidade”, depois clicamos em “Anúncios, aplicações e sites” e aí definimos, aplicação a aplicação, se a queremos apagar ou alterar a forma como tem acesso aos nossos dados (ou seja, a quais tem acesso).

Porque o facebook (assim como outros sites) é consumidor de tempo, podemos querer definir o que ali queremos ver. Podemos ter um amigo que faz muitas publicações por dia ou coloca coisas que não nos interessam de todo; é só clicar na seta ao lado da publicação do amigo (no feed de notícias) e escolher ocultar. Os feeds que menos vemos são os dos amigos que se encontram na lista conhecidos (existe por defeito no fb) e podemos retirar ou colocar lá mais, assim como o contrário se verifica na lista amigos.

Se achar que tem amigos a mais e que é necessário fazer uma limpeza, nada como avisar ao longo da semana com publicações no mural de que se encontra a fazer uma limpeza e, se quiser, pedindo para que quem quiser continuar a fazer parte dos seus amigos, envie uma mensagem privada a informá-lo.

Assim será mais fácil fazer listas novas e ter todos os amigos “arrumadinhos”. Para uma “limpeza” mais radical, a conta pode sempre ser suspensa.

Se acha que recebe demasiados emails do facebook, é só ir às definições de conta, clicar em “notificações” na lista da esquerda e, no separador “todas as notificações”, editar uma a uma para definir em que situações deverá ser enviado um email. Só em situações pontuais recebo um email do facebook, mas por defeito “saem de lá às paletes”.

Fonte das imagens: Google

Mais consumidores de tempo: o chat. Por defeito estou sempre offline, pois tenho muitos amigos no fb (devido a gerir diversos sites).

Neste campo, cada um faz como quer. Não me importo de adicionar pessoas que não conheço pessoalmente, desde que as coloque logo na lista mais adequada. Já até surgiram algumas oportunidades (de ordem diversa) por tê-lo feito.

Pessoalmente, concordo com o Dalai Lama.

[bctt tweet=”Não existem estranhos, apenas amigos que ainda não conheceu. (Dalai Lama)”]

E tal como os primos, podem ser amigos em diferente grau, mas não deixam de ser amigos, estes: virtuais. Mas isso sou eu.

E pronto. Quanto ao facebook, aproveito apenas para dizer que se há algo que não gosta na forma como o seu perfil é mostrado, pode sempre mudar com a aplicação Social Fixer. Pessoalmente, gosto, mas muitas vezes ouço dizer a alguém que não gosta da timeline, esta aplicação também o soluciona (apenas no seu perfil).

E é melhor ficar por aqui, que o post já vai longo. Espero que as dicas possam ser úteis.

E você, como se organiza no pc e online?

Beijocas mais arrumadas,
Sofia

2 Comments

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